Главная » Как правильно оформить

Как правильно оформить инструкцию



Как оформлять инструкции

Любая инструкция должна быть оформлена на бланке предприятия, где указаны все основные реквизиты: эмблема предприятия (если таковая имеется), наименование (как полное, так и краткое), место составления, если это не очевидно из названия. К примеру, ООО «Комфорт» - универсальное наименование, поэтому в бланке должно быть указано место нахождения: г.Пермь или г.Евдаково, Оренбургская область.Любая инструкция должна утверждаться либо должностным лицом (руководителем), либо распорядительным документом (приказом, распоряжением). Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу и состоит из слов: УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, знаков препинания); ниже – полное наименование должности утверждающего лица; ниже – его подпись и расшифровка подписи; ниже – дата утверждения. Если инструкция вводится в действие приказом, запись располагается там же, ее содержание будет выглядеть: УТВЕРЖДЕНО; ниже – приказом ООО «Комфорт»; ниже – от 02.05.2010 №98.

Следующий обязательный реквизит – заголовок. Он должен рассказать, о чем этот документ, содержать исчерпывающую информацию, но не быть излишне длинным. Например: инструкция по технике безопасности при работе на сверлильном станке марки N .
Далее следует связный текст инструкции. Он разделяется на разделы, пункты и подпункты. Как правило, начало – это раздел «Общие положения», где необходимо указать цель, назначение документа, для кого он разрабатывается. Текст печатается от третьего лица, единственного или множественного числа, на русском языке. Требования к бумаге: формат А4, отступ слева не менее 20мм, справа – не менее 10мм, сверху и снизу – не менее 20мм. Пример первого листа должностной инструкции .

Подписывается инструкция должностным лицом, ответственным за разработку. При необходимости согласования с заинтересованными службами (экономической, юридической, охраны труда и др.) инструкция визируется специалистами. Визы располагаются ниже подписи ответственного за разработку и содержат подпись, расшифровку подписи, дату; располагаются в алфавитном порядке по фамилии визирующего. Если инструкция именная (например, должностная инструкция), обязательный реквизит - ознакомление. Ознакомление происходит после полного согласования и утверждения документа. Содержание ознакомления: «С инструкцией ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Пример второго листа должностной инструкции .

Как написать инструкцию?

Особое место среди инструкций занимают руководства, предназначенные для сотрудников компаний – в них описывается, как правильно должен вести себя сотрудник на рабочем месте, какие выполнять обязанности, в котором часу приходить на работу, и в котором часу уходить. Как написать инструкцию, чтобы она была понятной и в тоже время, способствовала выполнению человеком тех правил, которые указаны в ней?

Общие правила

Инструкция должна составляться логически правильно, то есть, в ней соблюдается последовательность действий, которые должен выполнить человек, чтобы достичь определенного результата. В то же время, этот документ не должен быть слишком долгим, так как прочитать и понять его от начала до конца, человеку будет сложно, по крайней мере, с первого раза. Все фразы и слова должны быть простыми, за исключением технологических инструкций, где невозможно обойтись без использования специальных технических, медицинских или иных, узкопрофильных терминов.

Не следует забывать при составлении инструкции, что каждый новый абзац в этом документе – это призыв к действию, причем обязательно использование глаголов в повелительном наклонении. Инструкция не должна содержать «украшательных» слов, а также вопросов. В ней не должно быть и отступлений. По возможности, следует указывать простые и понятные действия, причем, каждый последующий шаг инструкции должен зависеть от результата, полученного вследствие выполнения предыдущего шага. В инструкции достаточно часто используются всевозможные схемы, благодаря которым человек сможет разобраться намного быстрее, чем, прочитав текстовое изложение. Конечно же, перед тем, как написать должностную инструкцию, не нужно думать над созданием какой-то схемы, поскольку этот документ всегда излагается в сугубо текстовом варианте.

Должностная инструкция

При написании должностной инструкции для каждого должностного лица, руководство компании должно определиться, нужен ли ему такой документ на предприятии или нет. Дело в том, что Трудовой кодекс не обязывает руководителей составлять такие инструкции, хотя Министерство труда нередко настаивает на составлении должностной инструкции. Правила составления должностной инструкции такие же, как и общие правила составления подобных документов, но здесь имеются некоторые особенности.

Перед тем, как правильно написать инструкцию для должностного лица, необходимо ясно представлять себе круг обязанностей, прав и задач этого сотрудника. Поскольку должностная инструкция должна учитывать, как права и обязанности сотрудника, так и права работодателя, то в ней, как правило, используются такие пункты:

Заключительные положения (порядок внесения изменений в документ, дата, с которой должностная инструкция вступает в силу).

Технологическая инструкция

Технологическая инструкция пишется с учетом технологической последовательности выполнения операций или действий. Весь текст пишется простым языком, но с указанием параметров объекта, над которым необходимо совершить действия. Перед тем, как написать технологическую инструкцию, необходимо знать, какое оборудование использовалось для изготовления конкретного предмета. В инструкции записывают информацию о температурном режиме, о давлении и мощности, а также о других параметрах, необходимых для правильного выполнения операции.

Как правило, для сокращения текста, используются в технологических инструкциях буквенные коды для обозначения инструментов и приспособлений. Текст технологической инструкции должен быть разбит не просто на абзацы, а как можно более короткие абзацы. Можно делать шрифтовые выделения, которые помогут акцентировать внимание читателя на важнейших действиях, описанных в инструкции. Точно и логично излагайте мысли, и человек, который изучает написанную вами технологическую инструкцию, будет благодарен вам.

Инструкция по эксплуатации

Инструкция по эксплуатации составляется к каждой группе товаров, поэтому она должна иметь оглавление и технические характеристики объекта (бытовая техника) или состав товара, если это тканевые вещи. Перед тем, как написать инструкцию по эксплуатации к прибору, который требует сборки, необходимо указать, как его собирать, какие следует использовать для этого инструменты. Схема сборки должна быть представлена в инструкции в рисунках, где каждая деталь имеет свой порядковый номер.

При наличии кнопок на приборе, необходимо указать, какая кнопка для чего предназначена. Указывается в инструкции правила настройки конкретных параметров устройства, если таковые предусмотрены производителем. Далее описываются условия, при которых может эксплуатироваться прибор, в том числе и мощность, необходимая для нормальной работы. Проинформируйте пользователя, какие действия он не должен совершать, чтобы не нарушить эксплуатационные свойства прибора.

Укажите правила ухода за прибором. Если инструкция составляется для бытовой техники, то в ней обязательно указываются возможные неполадки и пути их устранения. В заключении инструкции пишутся меры предосторожности.

Источник: http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-napisat-instrukciju

Правила оформления должностных инструкций

Должностная инструкция является важнейшим локальным нормативным документом, регламентирующим трудовые отношения. В ней приводятся квалификационные требования, предъявляемые к данной конкретной должности, перечисляются трудовые обязанности и устанавливаются пределы ответственности. Оформление должностной инструкции не является обязательным, в трудовом законодательстве даже отсутствует такой термин, но этот документ окажется очень полезен в случаях возникновения трудовых споров и облегчит взаимоотношения с налоговиками, когда потребуется оправдать расходы на заработную плату.

В данной статье рассмотрены такие вопросы:

В материале вы также найдете пример оформления должностной инструкции.

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Как правильно составить должностную инструкцию

Прежде всего отметим, что должностная инструкция может быть оформлена в качестве приложения к трудовому договору или же отдельным организационно-распорядительным документом. Ниже мы рассмотрим порядок оформления должностной инструкции в виде отдельного документа.

До того, как оформить должностную инструкцию, следует разработать ее текстовую часть, содержащую основные сведения о трудовой функции, присущей данной должности. Должностная инструкция разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Квалификационные требования для каждой позиции в этом справочнике описываются в трех разделах:

И, поскольку эти требования имеют рекомендательный характер, их можно и нужно дополнить с тем, чтобы максимально адаптировать под те реальные трудовые обязанности, которые предполагает конкретная должность на конкретном производстве.

К составлению должностной инструкции нельзя относиться формально – этот документ в равной степени необходим как руководству компании, так и самим сотрудникам, в его написании и составлении должны принимать участие руководители всех рангов. Их опыт позволит составить этот документ с учетом специфики каждого рабочего места и сделает должностную инструкцию действенным инструментом регулирования взаимоотношений между работодателем и работником. Цели, которые достигаются при разработке и внедрении должностных инструкций, приведены на схеме.

Порядок составления должных инструкций не регулируется никакими нормативными правовыми актами. Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и устанавливать на предприятии требования к составлению этих документов. Правила составления и оформления должностных инструкций могут быть утверждены, например, в виде методических рекомендаций.

Общие правила оформления должностных инструкций

Строгие требования к оформлению должностной инструкции отсутствуют. При оформлении должностной инструкции можно воспользоваться стандартами оформления организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003. Если инструкция состоит из нескольких страниц, они должны быть пронумерованы. Нумерация страниц – сквозная по всему документу. Текст инструкции лучше напечатать только с одной стороны листа стандартного формата А4.

Вполне логичны такие правила оформления должностных инструкций: установить название и пронумеровать основные элементы структуры текста – разделы и подразделы. Для нумерации в этом случае можно использовать римские цифры. Названия разделов можно отобразить прописными буквами. Названия для пунктов и подпунктов не нужны, в составе разделов их можно пронумеровать арабскими цифрами.

Важное про Профстандарты

Образец оформления должностной инструкции

На схеме приведен образец оформления должностной инструкции.

В поле 1 указывается полное наименование организации. Поле 2 предназначено для грифа утверждения. При этом слово УТВЕРЖДАЮ следует писать прописными буквами, не используя кавычки. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации или лицо, у которого есть на это официальные полномочия. В этом поле размещается наименование его должности, подпись и дата утверждения документа. С этой даты должностная инструкция вступает в силу и становится документом, обязательным к ознакомлению и подписанию для всех сотрудников. При приеме на работу, еще до того, как с соискателем будет подписан трудовой договор, он должен ознакомиться со своей должностной инструкцией, чтобы иметь полное представление о трудовой функции, соответствующей данной должности.

Поле 3 – текст самой должностной инструкции. Как правило, он состоит из нескольких разделов:

Поле 4 – содержит ссылку на локальный нормативный акт (пункт коллективного договора, приказ), в соответствии с которым разработана должностная инструкция. Поле 5 предназначено для подписи руководителя структурного подразделения, для которого разработана инструкция. Этом поле указывается полное наименование должности руководителя, его фамилия и инициалы, размещается подпись и дата подписания. Поле 6 – согласующее. В верхней строке размещается надпись СОГЛАСОВАНО, ниже под ним – должность лица, имеющего полномочия на согласование такого рода документов, его фамилия и инициалы, место для подписи и даты согласования. В поле 7 размещается надпись С инструкцией ознакомлен: , фамилия и инициалы работника, место для подписи и даты.

Приведенный образец должностной инструкции имеет все необходимые признаки, делающие его юридически значимым документом. Правильное оформление должностной инструкции позволяет использовать ее как правовую норму локального характера, помогающую объективно оценивать то, как человек выполняет свои трудовые обязанности. Нарушение должностной инструкции, подписанной сотрудником, может повлечь за собой ответственность, вплоть до увольнения, это неоспоримый аргумент, с помощью которого и работодатель, и сотрудник могут доказать свою правоту и в трудовом споре. и в суде. Оригиналы согласованных и утвержденных должностных инструкций должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью организации. Хранятся они в отделе по работе с персоналом, в соответствии с порядком ведения делопроизводства.

Вам будут полезны и другие материалы по данной теме:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Источник: http://www.kdelo.ru/art/377924-w9-pravila-oformleniya-doljnostnyh-instruktsiy

Источники: http://www.kakprosto.ru/kak-21452-kak-oformlyat-instrukcii, http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-napisat-instrukciju, http://www.kdelo.ru/art/377924-w9-pravila-oformleniya-doljnostnyh-instruktsiy






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



© Все права защищены 2021.