Главная » Как правильно оформить

Как правильно оформить личные дела педагогических работников



Главная Кадровые документы Формирование личного дела работника

Формирование личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Поделитесь с коллегами:

Нужно ли формирование личного дела работника?

Формирование личного дела работника #8211; это сбор и хранение различных документов о гражданине, который работает в организации. Это документы, характеризующие сотрудника как личность и как профессионала. При проведении анализа досье можно сделать выводы об уровне образования, профессиональных умениях, опыте работе и характере работника.

Формированием досье сотрудников занимается кадровая служба предприятия, например отдел кадров или служба по работе с персоналом, кадровый инспектор. В маленьких организациях или у индивидуальных предпринимателей должности кадровика может и вовсе не быть, а его обязанности имеет право совмещать другой сотрудник, работающий здесь же или приходящий извне. Иногда в качестве кадровика выступает и сам ИП, если посчитает нужным. У предпринимателя есть возможность заключить договор со специализированным агентством, оказывающим бухгалтерские, юридические и кадровые услуги. Тогда оформлять документы, связанные с приемом, переводами и увольнениями граждан будет наемный специалист.

Ведение подробных досье на работников не является необходимостью, но не во всех случаях.

Формирование личных дел сотрудников обязательно на государственных служащих, учителей, преподавателей, врачей, сотрудников правоохранительных органов, ученых.

При трудоустройстве человек предоставляет работодателю минимальный набор документов, которые требуется где-то и как-то хранить. Все они и помещаются в личное дело сотрудника. Не обязательно заводить на каждого сотрудника отдельную папку, можно сложить бумаги в отдельные файлы и скрепить в скоросшиватель. Много места не займет, и нормальные условия хранения выполняются. Но это если на предприятии не требуется ведение личных дел.Обычно досье ведут в средних и крупных организациях. Это нужно для того, чтобы проанализировать личность работника и понять, подойдет он для определенной должности или нет, если планируются кадровые перестановки. На маленьких предприятиях руководитель и так всех знает, поэтому изучать досье ему вряд ли понадобится.

Что должно быть в личном деле

Список документов довольно обширный, он может быть сокращен или дополнен другими документами по усмотрению руководства предприятия или учреждения.

Водительские права обязательно представляют граждане, которые устраиваются на работу, где потребуется умение управлять транспортным средством. Для всех остальных это не обязательно. Не всегда просят дополнительно писать автобиографию #8211; достаточно подробной анкеты. Характеристики и рекомендательные письма могут помочь при продвижении по карьерной лестнице.

Обычно запрашивают только копию того документа об образовании, который является профильным при приеме на работу. Например, помощник бухгалтера должен принести копию диплома бухгалтера или экономиста. Если этот же человек имеет диплом инженера-строителя, то тоже имеет право принести копию. Есть возможность перевода этого сотрудника на должность инженера-сметчика, образование позволяет. В некоторых случаях в личные дела подшивают копии документов о спортивных достижениях.

Порядок сбора и хранения документов

Формирование производится в хронологическом порядке, то есть от ранних документов к недавним. Сначала идут все первоначальные, сопровождающие прием на работу. Это заявление, копии паспорта, дипломов, анкета, автобиография (если требуется), трудовой договор, приказ о трудоустройстве, должностная инструкция. Далее документы подкладывают по мере их появления.

Например, повысили в должности и изменили заработную плату #8211; значит нужно подшить в досье дополнительное соглашение, новую инструкцию и приказ. Потом на сотрудника пожаловался клиент, нужно получить с работника объяснительную и положить в личное дело. И так далее до тех пор, пока гражданин не уволится.

Все документы хранятся в отдельной папке или скоросшивателе. На ней указывается наименование #8220;Личное дело#8221;, его номер, ФИО гражданина. Все листы внутри досье нумеруются, составляется их опись, которая тоже хранится в папке. В ней указывается название документа и номера листов. Она нужна для удобного и быстрого поиска.

После увольнения человека досье еще 3 (три) года хранится в кадровой службе, а в государственном учреждении #8211; 10 (десять) лет. Потом документы нужно сшить и дать в архив. В конце дела на внутренней обложке приклеивается лист-заверитель, где указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, подпись сотрудника.

Личные дела руководителей хранятся постоянно, работников #8211; 75 (семьдесят пять) лет.

Источник: http://vseobip.ru/raznoe/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika.html

Правила формирования личного дела на сотрудника

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу .

Образец обложки
личного дела

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона Об основах государственной службы Российской Федерации (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения , упоминаются документы, не вошедшие в состав личных дел , а также характеристика работника. не имеющего личного дела . Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Образец внутренней описи
документов личного дела

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - дело . В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛО - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка дела оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования .

На заведенное на работника дело оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Источник: http://blankiroom.ru/news/2010-04-02-66

Источники: http://mirblankov.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika/, http://vseobip.ru/raznoe/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika.html, http://blankiroom.ru/news/2010-04-02-66






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



© Все права защищены 2019.