Главная » Как правильно оформить

Как правильно оформить загранкомандировку



Показано только начало документа. Для просмотра всего текста необходимо оформить подписку на журнал АМБ-Экспресс :

Как правильно оформить загранкомандировку сотруднику? На какие нюансы обратить внимание при оформлении документов, чтобы потом безболезненно принять эти затраты в расходы?

Особенности направления работников в служебные командировки (в том числе и зарубежные) установлены одноименным Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749. По общему правилу, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании. которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение. подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Как мы отмечали в № 21 А-Э , для целей признания командировочных расходов в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, оформление приказа о направлении в командировку и служебного задания не является. по мнению чиновников, обязательным. Данные документы оформляются по усмотрению организации. Однако в отношении зарубежных командировок есть свои особенности. Так, согласно п. 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение оформляется в случае командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств. с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Следовательно, при командировке работника в страны с визовым режимом и страны с безвизовым режимом, не относящиеся к СНГ, командировочное удостоверение не оформляется. В данном случае даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. Поэтому при таких командировках нужно издать приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку, в котором указать срок пребывания в командировке. Если работник направляется в командировку в страну - участницу СНГ с безвизовым режимом. то ему необходимо оформить командировочное удостоверение. Связано это с тем, что при направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 19 Положения). В этой ситуации приказ о направлении в командировку оформляется в том случае, если оформление приказа предусмотрено внутренним документооборотом организации. Если работник выезжает в командировку в несколько стран Шенгенского соглашения. то в его паспорте будет отметка только о пересечении границы России, поскольку передвижение между странами Шенгенского соглашения свободное. Подтвердить нахождение работника в каждой из стран могут приказ руководителя организации о командировании работника, распечатка на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице. Такой вариант признает допустимым Минфин РФ (письмо от 08.09.2006 г. № 03-03-04/1/660). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Согласно п. 23 Положения работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются. а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы. Возмещение иных расходов. связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. При этом и перечисленные дополнительные расходы должны быть документально подтверждены. Расходы на проезд В настоящее время практически повсеместно оформляется электронный авиабилет. форма которого утверждена приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 г. № 134. Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции также должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции. Если маршрут-квитанция электронного билета оформлена не на бланке строгой отчетности. то должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек. Минфин РФ в письме от 05.02.2010 г. № 03-03-05/18 сообщил, что при приобретении работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, – электронной маршрут/квитанции электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) для поездок на территории РФ и за рубеж подтверждающими документами являются в части. а) произведенных расходов по оплате. – чек контрольно-кассовой техники; – слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник; – подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение опера.

Данный раздел/документ открыт только зарегистрированным пользователям, которые оформили подписку на журнал АМБ-Экспресс !

Вход для зарегистрированных пользователей

Тематический рубрикатор

2010- АМБ-Экспресс — журнал для тех, кто платит налоги. Издательство АМБ (Екатеринбург). Все права на материалы сайта принадлежат Свердловскому областному негосударственному фонду развития предпринимательства Екатеринбургская ассоциация малого бизнеса (АМБ) и защищены в соответствии с разделом VII части четвертой Гражданского кодекса РФ. Никакая часть материалов сайта не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме. Вопросы по сайту: webmaster@amb-express.ru

Срок загранкомандировки не должен превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, специалистов и руко­водителей, направляемых для выполнения строительных, монтажных н наладочных работ - не более 1 года. В пределах этих сроков продол­жительность конкретной командировки устанавливается руководите­лем организации.

Перед бухгалтером предприятия, занимающимся загранкоманди­ровками, встает ряд практических вопросов:

• как правильно должна быть оформлена загранкомандировка;

• что входит в состав командировочных расходов;

• можно ли купить иностранную валюту за рубли для оплаты ко­мандировочных расходов;

• как произвести расчеты с работником по загранкомандировке;

• на какие источники покрытия следует отнести командировочные расходы;

• каков порядок отражения в учете операций по загранкоманди­ровкам;

• как правильно удержать и уплатить налоги и др. Ниже эти вопросы рассматриваются в рамках действующих нор­мативных документов.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК

Направление работника в загранкомандировку в любую страну оформляется приказом руководителя предприятия с указанием места ко­мандировки, цели и срока.

При поездке в страны СНГ обязательно выписывается командиро­вочное удостоверение, на котором делаются отметки о прибытии и вы­бытии в каждом пункте командировки; отметка должна заверяться той печатью предприятия, которой оно пользуется для засвидетельствова­ния подписи соответствующего должностного лица. Загранпаспорт не требуется.

При направлении работника в дальнее зарубежье и остальные страны - бывшие республикиСССР командировочное удостоверение не выдается.Но обязательно наличие загранпаспорта.По отметкам в загранпаспорте на контрольно-пропускных пунктах о пересечении границы при следовании работника за рубеж и обратно определяется время фактического пребывания в командировке.

Независимо от страны командирования каждому отъезжающему работнику оформляется командировочное задание, о выполнении ко­торого он долженпо возвращении представить отчет.Этими докумен­тами может быть подтвержден производственный характер команди­ровки, что необходимо для списания командировочных расходов в зат­раты предприятия.

Каждое предприятие должно вести журналы учета работников, вы­бывающих и прибывающих в командировки. Приказом руководителя предприятия назначается лицо, ответственное за ведение журналов и отметки в командировочных удостоверениях.

ШЕСТАКОВ Семен Александрович (1898-1943). летчик, полковник. Участник Октябрьской революции и Гражданской войны. Участвовал в ряде дальних перелетов, в т. ч. на самолете АНТ-4 Страна Советов Москва-Нью-Йорк в 1929. Во время Великой Отечественной войны был командиром полка, погиб в бою.

ЛЮЧИАНИ (Лучани) (Luciani) Луиджи (1840-1919). итальянский физиолог. Основные труды по физиологии сердца, дыхания, нервно-мышечной системы, влиянию на организм длительного голодания. Выдвинул теорию о вспомогательной роли мозжечка в регуляции функций организма большими полушариями.

САХАЛИНСКИЙ ЗАЛИВ. Охотского м. между побережьем материка и северной оконечностью о. Сахалин. Широко открыт к северу, на юге сужается и переходит в Амурский лиман. Ширина до 160 км. Рыболовство (лососевые, треска). Порт Москальво.

Источник: http://www.accountingstudy.ru/accounting-79-15.html

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Составляем авансовый отчет

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

- проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

- убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

- командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

- документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

- документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

- документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, Транспортные расходы , Гостиничные расходы , Иные расходы ) и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 Краткий отчет о выполнении задания (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если первичка на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык - либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет - это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

- в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

- налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

- в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

- работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения. для наглядности мы покажем в таблице.

Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание
в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также
доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно
решать производственные задачи, требующие его участия

Командировочный НДС

И в завершение - несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой. поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не светить выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы .

Источник: http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Источники: http://www.amb-express.ru/read/136.html, http://www.accountingstudy.ru/accounting-79-15.html, http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



© Все права защищены 2019.