Главная » Как правильно оформить

В каком случае правильно оформлен реквизит адреса



срок обучения 2 года

Правила оформления реквизитов документов. Реквизиты: адрес, дата, индекс, виза, заголовок, подпись

Чтобы правильно составлять документы, необходимо знать правила оформления реквизитов, которые мы рассмотрим здесь.

Реквизит адрес - местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ. Элементами реквизита адрес согласно почтовым правилам Министерства связи являются: почтовый индекс, область, край, город (село, деревня), улица, дом (корпус), квартира, комната или офис.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл. г. пос. с. р-н, ул. и т.д.

Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ. Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке. Правила оформления реквизита адресат :

1. Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора - двумя интервалами между составными частями реквизита.

2. Каждая составная часть реквизита адресат (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Элементы реквизита адресат :

наименование организации; наименование структурного подразделения; должность; фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ; почтовый адрес.

Предлагаем конкретные варианты оформления реквизита адресат . Если документ направляется в структурное подразделение организации, то название организации и структурного подразделения пишется в именительном падеже, фамилия должностного лица - в дательном:

Если документ направляется в несколько однородных организаций, то адресат указывают обобщенно:

Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации включается в состав должности адресата:

Если документ адресован частному лицу, то адрес, где проживает это лицо, печатается вначале, а затем указываются фамилия и инициалы:

Реквизит дата - обязательный реквизит документов, составная часть его поискового признака. Датой документа является: или дата его подписания, или дата принятия, или дата утверждения, или дата составления, или дата события (для протоколов).

Правила оформления реквизита дата :

  1. Оформляется дата тремя парами арабских цифр, разделенных точками, например: 01.09.97.
  2. Дата оформляется от границы левого поля, через 2 интервала после названия вида документа, подписи.

В текстах документов допускается использовать словесно - цифровой способ оформления: 10 мая 2008 года, 10 мая 2008 г.

Индекс - это цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывает место его составления и хранения. Индекс проставляется на одной строке с датой документа или в регистрационном штампе при поступлении документа. Для внутренних документов индексом является их порядковый номер в пределах календарного года. Элементы индекса для исходящих документов:

  1. индекс структурного подразделения, составившего документ;
  2. номер дела по номенклатуре, куда подшивается копия отправленного документа;
  3. порядковый номер регистрации.

Например: 04 - 02/105, где

04 - индекс структурного подразделения; 02 - номер по номенклатуре дел; 105 - порядковый регистрационный номер документа.

На приложениях индексы не ставятся.

Реквизит виза используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. Элементы реквизита виза :

  1. личная подпись;
  2. расшифровка подписи;
  3. дата визирования;
  4. наименование должности визирующего.

Виза располагается ниже реквизита подпись . Отказываться от визирования, делать какие-либо исправления не допускается. Если имеются замечания или дополнения к проекту, то они излагаются на отдельном листе, а виза оформляется следующим образом:

Виза ознакомления - подтверждение факта ознакомления с документом работника предприятия. Оформляется следующим образом:

Реквизит заголовок сущностное, смысловое выражение содержания текста документа, данное в краткой форме в самом его начале. Правила оформления реквизита заголовок :

  1. краткость, четкость;
  2. заголовок не должен превышать более двух строк;
  3. длина строки не должна превышать 24 печатных знаков;
  4. строки пишутся через один интервал, без переносов и знаков препинания на конце;
  5. до заголовка и после него необходимо пропустить 2-4 интервала.

Об информационном обеспечении

Реквизит подпись содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку. Правила оформления реквизита подпись :

  1. название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;
  2. расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Пример оформления реквизита подпись :

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Реквизит подпись отделяется от текста 2-4-мя интервалами.

Реквизит резолюция содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица. Резолюцию накладывают, а не пишут. Это есть официально употребляемый термин, характеризующий её сущность, заключающуюся в отношении должности и документа. Элементы резолюции :

  1. фамилия исполнителя, должность;
  2. конкретные указания;
  3. срок исполнения;
  4. подпись руководителя;
  5. дата наложения резолюции.

Правила оформления реквизита резолюция :

  1. Резолюция пишется от руки;
  2. Резолюция располагается между адресатом и текстом.

Пример оформления резолюции:

Реквизит гриф утверждения необходим для утверждения организационных документов. Элементы реквизита гриф утверждения :

  1. слово УТВЕРЖДАЮ ;
  2. наименование должности лица, утверждающего документ;
  3. его личная подпись;
  4. расшифровка подписи;
  5. дата.

Правила оформления реквизита гриф утверждения :

  1. оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа;
  2. элементы реквизита гриф утверждения отделяются друг от друга 1,5-2-мя интервалами;
  3. инициалы и фамилия оформляются с шестого положения табулятора.

Пример оформления реквизита гриф утверждения :

Реквизит гриф согласования означает, что проект документа согласован со всеми заинтересованными должностными лицами или с нормативным документом. Реквизит гриф согласования состоит:

  1. из слова СОГЛАСОВАНО (от границы левого поля);
  2. наименования должности лица, с которым согласовывается документ (от левого поля);
  3. личной подписи (от левого поля);
  4. расшифровки подписи (от второго положения табулятора);
  5. даты (от левого поля).

Пример оформления реквизита гриф согласования :

Согласование может производиться коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

Помощь: Реквизит адресат : правила составления и оформления

РЕКВИЗИТ АДРЕСАТ : ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Реквизит адресат является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат - это получатель документа (в отличие от адресанта - отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита адресат позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.

Адресат используется при составлении и оформлении различных видов документов, в первую очередь исходящих, т.е. отправляемых в другие организации. К их числу относятся письма, а также докладные и объяснительные записки, справки, представления, направляемые вышестоящим органам (должностным лицам). В то же время адресат указывается и на многих внутренних документах - тех, которые создаются организацией для внутреннего пользования и не подлежат отправке. К числу таких документов относятся докладные и объяснительные записки, справки, заявления, представления, которые, как правило, адресуются руководителю организации.

Для адресата на документе отведено место в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка адресат начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, а при продольном - сразу под надписями бланка (в письмах - на уровне реквизитов дата документа и регистрационный индекс , в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, - на уровне реквизита заголовок к тексту документа ). Печатается адресат от 4-го положения табулятора - после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере.

В состав реквизита адресат могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ, почтовый адрес.

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

- организации в целом;

- структурному подразделению организации;

- должностному лицу, не являющемуся руководителем;

- группе однородных учреждений (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат оформляется по-разному.

Если документ адресован организации в целом, то наименование этой организации указывается в именительном падеже.

Начальнику отдела материально-
технического снабжения
Алейникову Г.Ф.

На одном документе разрешается указывать не более 4 адресатов, которые располагают один под другим. В случае когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Слово копия перед 2, 3 и 4-м адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список на рассылку. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

Список на рассылку
письма _________ от _______ № __________

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещается в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

Список на рассылку составляется также при отправке экземпляров распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний и др.), на которых адресат не указывается.

Указание на каждом экземпляре конкретного адресата при рассылке документа более чем в 4 адреса - достаточно трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Для того чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Республиканские органы
государственного управления,
иные государственные организации, подчиненные Правительству
Республики Беларусь

Руководителям министерств,
иных республиканских органов государственного управления, организаций, подчиненных Правительству
Республики Беларусь

При использовании подобной формы адресования также составляется список на рассылку.

Список на рассылку допускается не составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в адресате обобщенно, а сама сеть этих организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе организации-отправителя.

При направлении документа частному лицу адресат оформляется следующим образом: вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Резвой Е.Н.
ул.Козлова, д.15, кв.16
220031, г.Минск-31

Столярову Э.Н.
ул.П.Глебки, д.15, кв.25
223120 п/о Логоза
Логойского р-на
Минской области

Как уже было отмечено, в адресат может включаться также почтовый адрес. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (т.е. тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и частным лицам. То, каким образом оформлен адресат (учреждению в целом, его структурному подразделению, руководителю и т.д.) в этом случае не имеет значения. Почтовый адрес указывается в адресате ниже всех остальных составляющих этого реквизита.

Почтовый адрес в реквизите адресат не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или организациям своей системы. В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке на рассылку.

При написании почтового адреса допускают сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), ул. (улица), пер. (переулок), п/о (почтовое отделение), пр. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак № не ставится, при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 22а).

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Источник: http://www.busel.org/texts/cat5kk/id5xwmyez.htm

Источники: http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl6.html, http://www.busel.org/texts/cat5kk/id5xwmyez.htm





Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр: код подтверждения



© Все права защищены 2017.