Главная » Как правильно составить

Как правильно составить опись документов



Главная Статьи Как правильно составить опись документов?

Как правильно составить опись документов?

Архивные описи для каждой разновидности дел составляются отдельно по установленной форме. В описях обязательно должен быть титульный лист, подтитул (при необходимости), оглавление, предисловие, указатели, а также список сокращенных слов. Все описи дел согласуются с экспертной комиссией и утверждаются главой компании.

Особое внимание стоит уделить заголовкам: они должны совпадать с информацией на обложке дела. Составлять документ рекомендуется по структурному или структурно-хронологическому принципу: времени создания, подразделениям, годам или периодам.

Внутренняя опись

Для удобного поиска документов лучше всего выполнить внутренние описи или оглавления. Как правило, их составляют после формирования дела, но до момента переплета. Внутренние описи в обязательном порядке формируются для:

  • личных дел;
  • трудовых соглашений (договоров);
  • судебных и следственных дел;
  • особо ценных дел;
  • дел, в заголовках которых не раскрыто содержание документов.

    Все остальные дела относят к категории «иные документы». В таком случае описи к ним разрешается составлять в упрощенном порядке с указанием страниц, на которых размещена документация. Стоит обратить внимание на нумерацию внутренних описей: она должна отличаться от прочих и иметь валовый порядок (за несколько лет).

    Предисловия к описи

    Предисловия составляют отдельно для описей дел различного срока хранения. Они служат своего рода исторической справкой, которая облегчает использование документов. Предисловие к описи необходимо как при первой, так и при последующих обработках бумаг компании. Подписывать его должен составитель и лицо, ответственное за архив. В предисловии нужно указывать характеристику состава и особенности обработки документов.

    Основные требования

    1. Количество экземпляров описей – 3 штуки.
    2. Описательная статья содержит: порядковый номер дела; индекс; заголовок; даты; количество листов; срок хранения дела.
    3. Все графы описи заполняются четко в соответствии со сведениями на обложке.
    4. Если заголовки дел одинаковые, при внесении в опись необходимо полностью указать заголовок первого из них, а остальные обозначить как «То же».
    5. После описательной записи следует количество дел (цифрами, прописью), первый и последний номер дел по описи.
    6. В зависимости от требований архивов организаций, к описи составляют указатели, список сокращений, оглавление.

    На основании имеющихся описей формируется годовой раздел сводной описи дел компании.

    Как оформить опись документов

    Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей – это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление.

    Спонсор размещения PG Статьи по теме Как оформить опись документов Как собрать подписи с жильцов Как подписать диплом Как посчитать количество печатных листов Как оформлять лист реферата Как оформить методическую разработку

    Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке организации (если таковой имеется). Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам. В любом случае наименование организации должно быть указано.

    Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. Например, «Опись документов, находящихся в уголовном деле», «Опись документов, имеющихся в аттестационном деле», «Опись документов на визу в Данию» и т.д. Если в организации составление описей ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи.

    Создайте таблицу, состоящую из следующих разделов: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполните все перечисленные поля. При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу. Например, «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и т.д.

    Под таблицей напишите, сколько итого листов, документов или экземпляров вы включаете в опись. Пропишите цифрами и прописью: 3 (три), 25 (двадцать пять).

    Завершите составление описи подписями руководителей организации, так или иначе ответственных за оформление данной описи (инспектор отдела кадров, заведующий производством и т.д.). Пропишите полностью наименование должности руководителя и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если необходимо, включите в документ Ф.И.О. и подпись лица, сдавшего и принявшего документы.

    Укажите также дату составления документа. Она может быть расположена как в конце, так и в начале описи, как слева, так и справа документа. Печать организации на описи не ставится.

    Опись документов составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой предъявляется по месту требования.

    Как оформить личное дело
    Личное дело представляет собой совокупность документов, которые содержат сведения о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в обязательном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Однако

    Как оформить дела при сдаче в архив
    В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров. Вам понадобится - папка; -

    Как составить акт об утилизации
    Утилизация документов - это очень сложный и трудоемкий процесс. Как правило, в архиве организаций скапливается достаточно много документов, которые после окончания срока исковой давности необходимо утилизировать, то есть уничтожать. Очень важно правильно заполнить всю документацию, связанную с

    Как составить опись в личном деле
    Личное дело представляет собой весь объем документов по сотруднику, которые содержат необходимую личную информацию о сотруднике и данные о его трудовом стаже. Личное дело ведется индивидуально на каждого сотрудника, в отдельной папке. Для того чтобы личное дело сотрудника позволяло удобным образом

    Как составить опись вложения
    Для того чтобы отправить по почте письмо или бандероль, необходимо составить опись вложения. Для этого необходимо заполнить стандартный бланк, который можно составить от руки, распечатать на компьютере или получить на почте форму 107. Опись должна включать в себя наименование отправлений, а также

    Как оформить личное дело на работника
    Личное дело сотрудника - это информация, которая отражают все стадии отношений работника и организации. Оно формируется (ведется и оформляется) кадровым органом или специальным уполномоченным должностным лицом. Оформлять личное дело необходимо в соответствии с действующими правилами ведения

    Как оформлять первичные документы
    Согласно российскому законодательству, каждая организация обязана подтверждать все хозяйственные операции платежными ведомостями, справками, накладными, которые и являются первичными документами при бухгалтерском учете. Спонсор размещения PG Статьи по теме Как оформлять первичные документы Как

    Как передать документы в архив
    Передача любых документов в архив регулируется Федеральным законом № 125-Ф3 «Об архивном деле в РФ». Документы необходимо подготовить, описать, подшить и пронумеровать. Сделать это нужно в течение 12 месяцев со дня закрытия дела. Вам понадобится - папка; - скоросшиватель; - простой карандаш; -

    Как оформить документы на уничтожение
    Документы с истекшим сроком годности, хранящиеся в архиве, подлежат уничтожению, которое выполняется в несколько этапов. Сначала производится отбор документов, создается комиссия, составляется акт и происходит непосредственное уничтожение на шредерах. Вам понадобится - акт на уничтожение; - акт

    Как сшивать персонифицированный учет
    Требования к составлению бухгалтерских документов зачастую очень суровы. Малейшее отклонение от нормы гарантирует автоматический возврат документов. Составление персонифицированного учета вызывает у бухгалтеров немало вопросов. Вам понадобится Документы, папки для бумаг, нитки, пломбы, печать.

    Источник: http://masterotvetov.com/raznoe/9362-kak-oformit-opis-dokumentov.html

    Как правильно составить опись вложения

    Отправления по почте

    Большинство организаций пользуются услугами Почты России. Отправление писем в налоговые органы обычно производится с описью вложения. Такие письма называются ценными. Но опись вложения можно также отправлять и с посылкой.

    Что такое ценное письмо? Это письмо с описью вложения, в которой указано все, что находится в отправлении. И определена стоимость каждого документа и общая сумма. Положительный момент проявляется, если необходимо найти отправление. Ему всегда присваивается почтовый идентификатор, по которому всегда можно узнать, где находится письмо. А также в случае утери отправитель получит указанную сумму в виде компенсации. Но это только один нюанс. Самое главное, что если вдруг из письма что-то пропадет или оно не будет получено, то всегда можно доказать, что данный документ входил в отправление.

    Итак, как отправляется такое письмо? На почтовом отделении необходимо купить конверт без марок и попросить специальный бланк Опись вложения в двух экземплярах. Вы указываете все необходимые сведения для отправления: данные отправителя и получателя. Опись вложения заполняется следующим образом: вы вписываете наименование и адрес получателя, перечисляете все вложения в письмо и проставляете их ценность. Не забудьте также оставить свою подпись. Далее письмо и опись вложения отдаются оператору почтового отделения. Он проверяет все перечисленные документы, ставит печать и свою подпись, вкладывает опись в письмо. Потом вам отдается чек, в котором указана сумма отправления и штрих-код письма, и один экземпляр составленного вами перечня. По идентификатору вы можете отследить отправление, а с помощью описи доказать при необходимости, что именно было выслано. Стоимость такого отправления достаточно невысокая, но она дает определенную надежность.

    Письмо с уведомлением

    Помимо всего прочего, ИФНС и другие государственные службы при получении таких отправлений предпочитают просматривать опись вложения в ценное письмо, так как там поименованы все документы. При желании можно отправить ценное письмо с уведомлением. После того как ваше отправление будет получено, через пару дней вам в почтовый ящик придет уведомление о получении со штемпелем Почты России, на котором будет указана дата получения и подпись с расшифровкой, кем было принято отправление.

    Важно понимать то, что такая форма пересылки не гарантирует 100% доставки адресату. Это отправление только определяет конкретные документы и их денежную оценку. А остальное зависит от получателя. Он может принять письмо, а может и отказаться от него. Если вы захотите получить возвращенные по какой-либо причине документы, то придется оплатить повторную пересылку. Это прописано в почтовых правилах, и здесь уже ничего нельзя будет сделать. Однако возможно вообще отказаться от получения данного письма.

    Что нужно отправлять ценным письмом

    Но не стоит посылать все письма с описью. В этом нет смысла, если у вас обычное послание. В основном в ценных отправлениях пересылаются паспорта и иные важные документы или отчетность. В иных случаях можно обойтись заказным или простым письмом. Вариантов много. Но не забывайте, что простое письмо никак нельзя отследить. А заказное или ценное – можно.

    Добавить комментарий

    Источник: http://www.syl.ru/article/76296/kak-pravilno-sostavit-opis-vlojeniya

    Источники: http://orbrm.ru/articles/kak-pravilno-sostavit-opis-dokumentov/, http://masterotvetov.com/raznoe/9362-kak-oformit-opis-dokumentov.html, http://www.syl.ru/article/76296/kak-pravilno-sostavit-opis-vlojeniya






    Комментариев пока нет!

    Поделитесь своим мнением



  • © Все права защищены 2018.