Как правильно составить сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо к документам

Образец сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам - это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

Сопроводительное письмо удобно тем, что:

• во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
• во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма .

В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.

Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.

Ниже следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

• Направляем Вам
• Высылаем Вам
• Представляем Вам

Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.

Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

• Просим подтвердить получение
• Просим передать
• Просим информировать
• Просим возвратить
• Просим руководствоваться и т.п.

Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).

Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.

Образец сопроводительного письма к документам

Директору
ООО Стандарт
Е.С. Кузьмину

Уважаемый Евгений Станиславович!

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № -25-07 от 25.07. с протоколом разногласий. Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.

Приложения:
1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);
2) протокол разногласий в 2 экз. (всего на 2 листах).

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо составляется в том случае, когда нет возможности в отправляемом документе указать адрес его получателя. Сопроводительные письма, как правило, составляются в произвольной форме, но на официальном бланке в соответствии со стандартными требованиям делопроизводства. Далее в статье мы представим вам несколько образцов сопроводительных писем.

Информация, представленная здесь, в частности будет полезна тем, кто хочет составить сопроводительное письмо для своего резюме с целью его отправки потенциальному работодателю. Кроме того, советуем изучить дополнительно статью о правилах написания сопроводительных писем к резюме.

Сопроводительное письмо: правила написания

1. Прочитав сопроводительное письмо, адресат должен сразу же понять, что именно вы направляете, и сам факт отправки.
2. После основного текста вы при необходимости можете добавить свои комментарии или просьбы, но исключительно касающиеся отправляемых документов. Для всех остальных вопросов необходимо написать новое письмо.
3. Внизу письма (как на образце) всегда указывайте на наличие приложений и количество их листов. Это, во-первых, возможно убережет от потери документов, во-вторых, облегчит обработку адресатом входящей корреспонденции.

В тексте письма вы перечисляете все приложения, тогда в самом конце отметка будет иметь следующий вид: Приложение: на 5 л. в 2 экз. .

В обратном случае, если вы не называете в тексте отправляемые документы, то перечисляйте их в отметке. Выглядеть это будет так: Приложение: судебный приказ на 9 л. в 1 экз. .

В ситуации, когда адресатов несколько, а приложение направляется только одному из них, указывайте это примерно в таком виде: Приложение: на 8 л. в 5 экз. только по первому адресу .

На образце видно, что в сопроводительном письме проставляется регистрационный номер и исходящая дата. Это бывает очень полезно в том случае, если необходимо, например, доказать соблюдение сроков.

Ответственность за своевременное написание текста сопроводительного письма лежит на непосредственном исполнителе, а организация процесса его отправки – на службе делопроизводства.

А здесь вы найдете Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример в формате .doc

Надеемся, что, изучив представленные образцы, вы получили нужную информацию и без труда справитесь с написанием сопроводительного письма. Возникшие вопросы по данной тематике вы можете оставить в комментариях к статье.

Источник: http://delo-pro.ru/obrazcy-pisem/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam.html

Сопроводительное письмо образец

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.

Как написать

Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:

вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;

основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;

заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образец коммерческого предложения на оказание услуг по ссылке .

К резюме

в ответ на вашу вакансию #171;специалист по недвижимости#187;, размещённую в газете #171;Кадры#187;, высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.

С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89

К документам

Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:

Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.

В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.

В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.

Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.

Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.

Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.

К договору

Заполняем «шапку» документа

Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.

Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.

Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.

Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».

В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.

Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.

В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.

Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.

Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.

К исполнительному листу

Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю

Источник: http://delo-up.ru/dp/soprovoditelnoe-pismo-obrazets.html

Источники: http://working-papers.ru/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam, http://delo-pro.ru/obrazcy-pisem/soprovoditelnoe-pismo-k-dokumentam.html, http://delo-up.ru/dp/soprovoditelnoe-pismo-obrazets.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением