Главная » Как правильно ставить

Как правильно ставить резолюцию на документах



Отметки на документе

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Отметка о поступлении документа в организацию

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка. фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса).

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение . Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, Зачислить , Выделить 300 тыс. руб. , Отказать ) или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.

Резолюция переносится в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы К (контроль) или слова Контроль . Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки Получено или Оплачено с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова В дело , номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Совет 1: Как писать резолюцию

Хотя большинство руководителей предпочитают писать резолюции так, как им это удобно, существует ряд формальных правил, четко регламентирующих оформление документов и, соответственно, написание на них резолюций. Если вы хотите, чтобы все делопроизводство в вашей организации соответствовало установленным стандартам, обращайте внимание и на написание резолюций, какими бы краткими они ни были.

В первую очередь запомните, что резолюция всегда накладывается на какой-либо документ, адресованный руководителю. Это может быть заявление, обращение, письмо или служебная записка. Если вы сами руководитель и принимаете решение по конкретному вопросу, оно должно быть изложено в виде резолюции на том же бланке, который содержит запрос.

Приняв решение, формулируйте его максимально кратко, но понятным для исполнителя образом. Поскольку любая резолюция – это, по сути, указание исполнителю, как поступить в данной ситуации. Пишите резолюцию в верхней левой части документа, там, где на бланке остается больше свободного места.

Кратко изложив свое указание, обязательно поставьте текущую дату и свою подпись. Эти данные необходимы делопроизводителям для оформления соответствующего приказа по организации. К примеру, если перед вами лежит заявление об увольнении работника, напишите «Уволить с такого-то числа», затем дату и подпись.

Если вы адресуете свое распоряжение не нижестоящим работникам вообще, а конкретному исполнителю, обязательно укажите его имя и фамилию, а также, какие действия он должен предпринять. К примеру, если вы пересылаете документ в какой-то отдел для рассмотрения, напишите: «Начальнику такого-то отдела, ФИО, для изучения и принятия решения».

Если в верхней части листа недостаточно свободного места, наложите резолюцию сбоку с левой стороны или внизу текста. В любом случае, позаботьтесь, чтобы ваше указание было легко читаемо, понятно и написано ручкой, а не карандашом, который может легко стереться.

Совет 2: Как оформить резолюцию

От любого руководителя ежедневно требуют принятия огромного количества решений. Требования эти приходят как «сверху» так и «снизу» и, как правило, в письменной форме. А значит, и реагировать на эти требования тоже следует письменно, правильно оформляя на документах свою резолюцию .

Ознакомьтесь с присланным вам документом и уясните, что от вас требуется. Мысленно сформулируйте свое распоряжение, определив при этом конкретного исполнителя или группу исполнителей, которые непосредственно воплотят ваше решение в жизнь. То есть, определите человека, на которого вы возлагаете ответственность за решение возникшей проблемы. И который либо решит данную проблему самостоятельно, либо подберет соответствующих исполнителей для решения обозначенной проблемы.

Выберите на документе место, где вы поставите свою резолюцию. Как правило, резолюции пишутся в верхнем правом углу документа. Однако если места там недостаточно, то можно написать резолюцию на любом другом свободном участке лицевой стороны документа. Также можно оставить резолюцию на отдельном листе формата А6 и прикрепить его к документу скрепкой, указав при этом регистрационный номер и дату документа, к которому относится резолюция.

Укажите лицо, которому адресовано ваше распоряжение в первой строке резолюции. Указывать должность исполнителя необязательно, вполне хватит фамилии и инициалов (Например: « Сидорову А.А.»). Учтите, что если исполнителей несколько, то ответственным за исполнение будет признан тот сотрудник, чья фамилия в списке указана первой, вне зависимости от того, поставили вы перед ней пометку «ответственный за исполнение» или нет.

Укажите исполнителю предельно кратко и четко, что ему надо делать в повелительной форме. Например: «Принять к исполнению…», «Рассмотреть и согласовать…»и т.п. Если требуется указать сроки исполнения вашей резолюции, то их указывают конкретно и четко. Не следует писать «две недели» или «один месяц», укажите точную дату исполнения вашего распоряжения. Например: «до 25.09..» Это сбережет не только нервы и время исполнителей, но и ваше, так как позволит избежать лишних уточнений и согласований.

Поставьте под резолюцией свою подпись и дату.

Источник: http://www.kakprosto.ru/kak-77400-kak-pisat-rezolyuciyu

Помощь: Оформление резолюции

Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (содержание действий), срок его исполнения, подпись руководителя, дата резолюции. В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Указания, содержащиеся в резолюции, носят общий либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: К руководству , К исполнению , К сведению .

Подпись автора резолюции

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Подпись автора резолюции

Содержание резолюции должно быть сжатым, но при этом достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим, например, такой текст резолюции: Решите, как условились , Мы уже говорили и т.д. Не допускаются и так называемые предварительные резолюции: Прошу переговорить , Прошу зайти ко мне , Для ответа после разговора со мной и т.п.

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.

Прошу подготовить заключение до 18.07.2008.

Подпись автора резолюции

Считаю, что проект требует доработки в части, касающейся организации документооборота.

Если в резолюции определяется несколько исполнителей, первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Типовые сроки установлены нормативными документами Совета Министров Республики Беларусь, Законом РБ от 06.06.1996 № 407-XIII Об обращениях граждан , Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах - между реквизитами адресат и текст . При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и полей. Для лучшего выделения резолюции ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции (рефератку). Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Прошу рассмотреть и решить вопрос.

При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке.

Подпись Фамилия, инициалы

На листе резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. Если лист резолюции прикрепляется к входящему документу, на нем может быть оформлена запись следующего содержания:

К вх. № 234 от 12.11.2007

На самом документе оформляется отметка о наличии листа резолюции, включающая слова Лист резолюции прилагается , подпись лица, сделавшего запись, и дату.

На рассмотрение руководству должны передаваться наиболее важные по содержанию документы. В организации может быть составлен примерный перечень документов, подлежащих рассмотрению руководством. К их числу относятся декреты, указы, постановления, распоряжения и другие документы высших органов государственной власти и управления, документы из вышестоящих организаций по принципиальным вопросам деятельности, документы местных органов власти, документы из редакций газет и журналов, наиболее важные, в т.ч. коллективные, письма граждан, документы из других учреждений, требующие решения на уровне руководителя учреждения, телеграммы, телефонограммы по экстренным вопросам и т.п.

В целях экономии времени руководителя секретарю или помощнику следует заранее подготовить и представить руководителю проект резолюции, который в случае согласия с ее содержанием подпишет резолюцию и проставит дату.

Содержание резолюций по наиболее типичным, повторяющимся вопросам может быть формализовано и сведено к нескольким возможным вариантам, которые печатаются на листе резолюции. Руководитель подчеркивает нужный вариант, подписывает, после чего лист резолюции вместе с документом передается на исполнение.

Отказать в связи с отсутствием средств.

Оплатить за счет внебюджетных средств.

Источник: http://www.busel.org/texts/cat5vt/id5zwtfnc.htm

Источники: http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/otmetki-na-dokumente.html, http://www.kakprosto.ru/kak-77400-kak-pisat-rezolyuciyu, http://www.busel.org/texts/cat5vt/id5zwtfnc.htm






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



© Все права защищены 2020.