Главная » Как правильно ставить

Как правильно ставить задачи подчиненным



Как правильно ставить задачу подчиненным

При передаче информации между людьми часто срабатывает закон искажения информации. Это выражается в том, что получатель задания понимает его совсем не так, как тот, кто его выдавал. Правильная постановка задач подчиненным — это целая наука, над которой более полувека бьются лучшие умы в области менеджмента.

Видеообзор программы по контролю поручений IT Audit

Ставим конкретные цели

Управление по целям было изобретено еще в середине 20 века гуру менеджмента Питером Друкером. Один из постулатов — чтобы организация эффективно развивалась, сотрудникам необходимо правильно ставить цели. Сегодня при управлении поручениями широко применяется концепция SMART-критериев, по которым оценивается цель. Аббревиатура SMART имеет расшифровку:

Что значит «конкретный»? Это требует четкой формулировки задачи. Текст для сотрудника должен быть лишен «воды», в нем нужно указать: кто, что, где, когда и почему. Его нужно составить так, чтобы подчиненный просто не мог интерпретировать его по-своему.

Измеримость означает, что при выполнении задачи нужно руководствоваться критериями, позволяющими понять, достигнута цель или нет. Это могут быть время, проценты, величина средних показателей, какие-либо ограничивающие критерии. Пример правильно сформулированной задачи с критериями: добиться роста продаж на 30% за год. Или другой пример: повысить величину среднего чека с 5000 рублей до 6000 рублей.

Реальность достижения поставленной задачи

Достижимость задачи означает то, что руководитель должен исходить из реальных качеств подчиненных и не ставить им заранее невыполнимые задачи. Нужно иметь реальные веские доводы, объясняющие, почему эта задача достижима. Если при таком анализе выясняется, что задачу выполнить невозможно, необходимо поменять сроки или условия ее достижения.

Релевантность означает, что все задачи должны быть нацелены на достижение нужного результата. При этом сотрудник должен сам понимать, зачем именно ему нужно достижение этих целей, то есть он должен быть хорошо мотивированным.

Последний критерий — это указание конкретного срока выполнения задачи и достижения цели. Без этого все превращается в пустые мечтания и декларацию о намерениях. Например, в программе IT Audit: Поручения с целью повышения исполнительской дисциплины ответственным лицом по поручению заблаговременно направляются уведомления о завершении срока выполнения поручения.

Если выполнение задания просрочено, то инициатор поручения и контролирующее лицо получит сообщение о просрочке поручения.


Расширение меры качества

Недавно появилось еще два критерия, в результате чего аббревиатура стала еще умнее (SMARTER). E (Evaluated) означает, что для каждого этапа выполнения задачи должна быть обратная связь. R(Reviewed) говорит о том, что цель периодически нужно пересматривать с учетом меняющихся внешних обстоятельств.

Если кратко, то процесс постановки задачи должен включать следующие основные этапы:

1. Определиться с проблемами компании и в целом и отдела в частности. Что нуждается в усовершенствовании? Чего не хватает сотрудникам, каких знаний, навыков?

2. Выберите одну из задач, которые надо решить и подберите сотрудника для ее выполнения. Убедитесь, что сотрудник обладает всеми необходимыми навыками для этого;

3. Выберите комплекс действий, необходимых для решения задачи и достижения поставленных целей;

4. Проверьте еще раз — сможет ли эта задача помочь в решении поставленных целей? Какие последствия принесет ее решение? Если нужно, переформулируйте задачу;

5. Продумайте, как вы будете оценивать результаты работы;

6. Определите стандарты выполнения работ. В том числе, выберите критерии — количественные и качественные;

7. Установите время, отведенное на выполнение работы. Определите промежуточные сроки (дедлайны);

8. Проверьте еще раз выполнение всех пунктов, если что-то было составлено неверно — внесите коррективы;

9. Сформулируйте задачу задачу для сотрудника. Проверьте, понятна ли ему цель работы и то, как он ее понимает.

Направить заявку на бессрочную лицензию IT Audit + бесплатный редактор файлов

Как правильно ставить задачи сотрудникам

Умение правильно поставить задачу сотруднику, является очень важным навыком любого руководителя. Это важно для эффективного руководство предприятием. Но это не такая простая задача,как может показаться на первый взгляд. Давайте рассмотрим, как это правильно сделать.

Для правильной постановки задачи используются критерии смарт (smart). То есть задача должна чётко соответствовать каждому из этих критериев.

1. S pecific — задача должна быть конкретной и чёткой

2. M easurable — задача должна быть измеримой

3. A chievable — задача должна быть достижимой. то есть должна быть обеспечена необходимыми ресурсами, как внешними, так и внутренними

4. R elevant — задача должна быть уместной в данной ситуации, то есть релевантной. Это значит, что задача вписывается в текущую ситуацию, выполнение этой задачи не ставит под угрозу выполнение других задач, то есть не нарушается баланс.

5. T imebound — задача, должна быть ограничена по срокам выполнения. То есть иметь точный срок выполнения, либо по фиксированной дате, либо охватывать определённый период.

Пример правильно поставленной задачи по SMART:

Задача маркетологу аптечной сети:

Провести лотерею в аптеке за покупку от 300 рублей.Срок с 1 марта по 1 апреля. В результате акции рост среднего чека в аптеке, должен быть с 230 до 260 рублей.

Теперь поговорим о способах постановки задачи. Их различают три: по проблеме, по результату, по алгоритму.

По проблеме

Руководитель формулирует проблему, но не вдаётся в подробности, того, каким способом она будет решена. Тем самым повышается статус сотрудника и есть возможность для творческого подхода. Кроме того, это экономит время.

Понятно, что ход выполнения задачи, в этом случае будет трудно контролировать, не ясен результат. Поэтому, этот способ применяется, когда задача ставиться высококвалифицированному сотруднику, которому вы полностью доверяете.

По результату

Вы, как руководитель, формулируйте проблему и говорите, какой хотите получить результат. Как этого результата добиться, подчинённый решает сам. В этом случае, ясен результат, но, в то же время развивается самостоятельность подчинённого. Время, так же, экономиться.

Нужно потратить определённое время на согласование результата, подчинённый должен быть хорошо мотивирован. Поэтому, ваш сотрудник, должен быть опытным, наделённым необходимыми полномочиями. И критерии результата должны быть чёткими.

По алгоритму

В этом случае, не только формулируется проблема, описывается желаемый результат, но и предлагается подчинённому подробный план действий.

В этом случае, всё чётко и конкретно, легко контролируется весь процесс выполнения задачи. Но, много времени уходит на постановку задачи, понижается ответственность работника, отсутствует творчество. Этот метод используется в ситуации, когда у вашего подчинённого низкая квалификация или задание выполняется в первый раз.

Грамотно и правильно поставленная задача, с налаженной системой контроля, поможет вам в разы повысить эффективность управления бизнес процессами вашей организации.

Источник: http://laudator.ru/businessguides/kak-pravilno-stavit-zadachi-sotrudnikam.html

Постановка задач подчиненным: 5 заповедей

Недавно бессменный президент Белоруссии, крепкий хозяйственник и главный патриот А. Г. Лукашенко эффектно и безжалостно покарал с десяток высокопоставленных руководителей за длительное отсутствие результата, и этот процесс был освещен по телевидению на всю страну.

Впечатляет, правда? Как он их! У нас бы так! Но у меня созерцание этого действа вызывает смешанные чувства. Проблема публичного осуждения своих подчиненных в том, что в их ошибках всегда есть доля твоей собственной вины. То есть, осуждая их, ты осуждаешь сам себя. И пока ты упражняешься в красноречии, они думают именно об этом.

Я сильно подозреваю, что Александр Григорьевич, как любой руководитель, сам немало виноват в неудачах своих подчиненных. Безусловно, тяжело делать однозначные выводы, сидя в уютной московской квартире, пока белорусский гарант храбро месит грязь и выжигает ересь на своей вотчине, но все же рискну сделать некоторые обобщения.

Итак, какова же роль руководителя в неудачах своих подчиненных и какие правила обеспечивают успех исполнения поставленных задач?

Твой план

1. Будь последователен в задачах своих

Проверочный вопрос подчиненному:

Не противоречит ли эта задача другим твоим приоритетам?

2. Разъясняй цель свою

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты понял, к чему нужно прийти?

3. Знай возможности подчиненных, как свои собственные

Проверочный вопрос подчиненному:

Как ты будешь добиваться результата?

4. Вооружи подчиненного своего

Проверочный вопрос подчиненному:

Хватит ли тебе ресурсов и полномочий, чтобы добиться результата?

5. Помни о контроле промежуточном

Проверочный вопрос подчиненному:

Как и кому ты будешь отчитываться о ходе работ?

А какие секреты постановки задачи применяешь ты? Поделись в комментариях ниже!

Источник: http://tvoyplan.com//11/18/pravilnaya-postanovka-zadach-podchinennym/

Источники: http://xn----7sbgmabsdaxrgemgiik8bn8f1i.xn--p1ai/%D0%BF%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%B7%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B8, http://laudator.ru/businessguides/kak-pravilno-stavit-zadachi-sotrudnikam.html, http://tvoyplan.com//11/18/pravilnaya-postanovka-zadach-podchinennym/





Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр: код подтверждения



© Все права защищены 2017.