Главная » Как правильно составить

Правильно составить план работы месяц



Как составить план работы?

На любой работе у сотрудников каждого звена, особенно у руководителей, возникает необходимость составить план работы. С ним намного проще потом вести производственный процесс и контролировать ход его выполнения. Поэтому очень важно знать, как правильно составить план работы.

Заготовка для плана

Все международные системы менеджмента рекомендуют составлять план так, чтобы вам было максимально понятно. В нем должно быть указано все, чтобы работа шла без накладок и «недопонимания» всех, кто вовлечен в процесс. Самый простой совет, как составить план работы, это нарисовать таблицу, в которой будет много строчек и столбцов, в зависимости от объема предстоящей работы. Итак, сначала о столбцах. Первый будет называться «Номер по порядку». В нем вы будете проставлять номера составляющих всего процесса от одного до бесконечности, сколько потребуется. Второй столбец - «Наименование мероприятия». Например, в проведении рекламной кампании такие мероприятия могут быть такими: анализ рынка, проведение социологического исследования, составление списка промо-акций, написание сценариев акций, составление и расчет бюджета, размещение промо-материалов в прессе, проведение выставки продукции, проведение дегустаций для прессы и пр. Третий столбец – сроки выполнения. Здесь может указываться как один день и конкретное время (с 8 до 10 часов), а могут и целые периоды (1,2 недели). Четвертый столбец – ответственный. Здесь вы будете писать фамилии лиц, отвечающих за каждый этап кампании. Пятый столбец – минусы этапа и способы их минимизации, шестой столбец – плюсы и способы их усиления. К примеру, минусом может являться дороговизна аренды зала для презентации, а способ минимизации этих издержек – договоренность с хозяевами зала о совместной акции, поэтому расходы сократятся в половину. В плюсы у вас будет записана доступность каждому горожанину посещение дегустации, усилить этот эффект надо дополнительной рекламой и выкладкой расширенного ассортимента. Это уже элементы стратегического планирования, но они очень необходимы, чтобы сделать ваш план грамотным и работающим. Заполнив один раз такую заготовку, можно понять, как составить план работы отдела. Главное – четко понимать цель и предполагаемый результат работы коллектива в числовом выражении.

Личный план на день

Любому руководителю не надо объяснять, как важно составлять ежедневный план. В нем всегда не хватает одного – времени на все дела. Поэтому надо определять приоритеты для каждого из дел. Возьмите листок бумаги и расчертите его на 4 части. В левом верхнем углу напишите все ваши дела, самые срочные и важные. В правом верхнем – срочные и не важные. В левом нижнем углу не срочные и важные, и в правом нижнем – не срочные и не важные. Хорошенько подумайте, в какую часть листа написать каждое из ваших дел на завтра и занесите их в таблицу. Срочные и важные вам завтра надо начать выполнять в первой половине дня не откладывая. Срочные и не важные поручите вашему заместителю. Во второй половине дня вы будете выполнять дела из списка «не срочные и важные». А дела из нижнего правого списка можно поручить с утра секретарю, а вечером проверить выполнение. Кстати, вечером оставьте 20 минут на проработку нового списка дел.

Ещё больше интересного

Самый лучший материал по планированию своего времени - просмотр

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНО НЕДЕЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ?
Ситуация меняется быстро, и большинство людей не может детально спланировать свои действия на месяц вперед С другой стороны, если вы будете планировать свои работы только на день вперед, график выполнения многих серьезных дел может оказаться неэффективным Для большинства людей именно недельное планирование, именно создание недельного плана работы оказывается наиболее эффективным
Это и ваши разработки, и занесенные в график операции, и материалы, касающиеся долгосрочных работ, которые понадобятся в течение предстоящей недели, а также материалы, находящиеся на рассмотрении (из нужных лотков или файлов, включая компьютерные файлы и сообщения электронной почты, нуждающиеся в ответе), — словом все, что должно быть сделано в ближайшие дни.

Представьте себе, например, что вы ведете восемь разработок. Предположим, что две из них занимают большую часть вашего времени, а остальные шесть требуют меньше внимания. В вашем лотке есть документы, ожидающие рассмотрения, в том числе планы деловых поездок, а в вашем календаре на этой неделе предусмотрены шесть деловых встреч с руководителями разных подразделений и клиентами. Среди материалов, касающихся долгосрочных работ, содержатся пометки о необходимости проверки хода выполнения некоторых проектов, чтобы они были завершены к определенным датам. Кроме того, на вашем столе множество листочков с напоминаниями о разных делах, которые нужно сделать. (Гораздо лучше, если вы используете компьютерную программу или электронный календарь, объединяющие все эти бумажки воедино.) Другими словами, только для того чтобы учесть все, что вам предстоит сделать, приходится пользоваться полудюжиной источников информации. Я предлагаю вам разбираться с этими источниками раз в неделю и, распределив все работы, спланировать свою деятельность на предстоящую неделю.

Выберите время и проанализируйте по календарю, сколько времени у вас уходит на непредвиденные, незапланированные работы. Часть его окажется связана с требованиями руководства, когда вам приходилось отвлекаться от запланированных работ по требованию вышестоящих начальников, считавших нужным обратиться к вам в самое неподходящее для вас время дня (или недели, или месяца). Некоторые из непредвиденных работ неожиданно потребовали вашего внимания и съели то время, которое вы намеревались посвятить другим занятиям. Каковы бы ни были причины появления таких работ, какая-то часть вашего времени — может быть, 25%, а то и все 50% — с неизбежностью должна уходить на подобные поручения. Вам приходится планировать свою рабочую неделю исходя из того, сколько в среднем времени у вас остается. Если половина вашего времени уходит на непредвиденные работы, продуктивно планировать свою предсказуемую работу исходя из того, что в вашем распоряжении останется 50% рабочего времени. Зарезервировав время на неожиданные, по сути, непредсказуемые работы, вы обеспечиваете себе гибкость графика и оставляете время на дела, которые, как вы уже знаете по опыту, непременно всплывут, несмотря на то что пока вам о них ничего не известно. В результате вы не запланируете себе на неделю такую работу, на которую на самом деле нужно полторы. Вы запланировали непланируемое и можете распоряжаться остатком недели по своему усмотрению.

Определение состава и порядка работ на неделю упрощает планирование работ на каждый день. Упорядочение их также упрощается. Все, что важно, найдет отражение в недельном плане работы, там нет ничего ненужного. Только один раз — во время составления недельного плана работы — вы должны принять решение о приоритетах. Преимущество такого недельного планирования заключается в том, что, имея полную картину ситуации, вы можете правильно судить о том, сколько времени на какую работу потратить. Вам не приходится каждый раз, обдумывая какую-нибудь задачу, повторять весь процесс принятия решений, и это освобождает вас от множества волнений. Каждый день легче решать, что делать. Для этого нужно только посмотреть записи в календаре о намеченных на этот день встречах и о запланированной на предстоящую неделю работе. Затем вы выбираете из образца недельного плана ту работу, которой будете заниматься в этот день.
В конце недели нужно выделить время на составление плана работ на следующую неделю. Это время, когда следует решить не только что надо делать, но и как это делать. Не спешите, исходя из общей перспективы работы, как следует все продумайте. Прежде всего, представьте себе конечный результат каждой работы. Это поможет определить, что нужно сделать для успешного ее выполнения.

Решение вопроса о том, что должно быть сделано в первую, вторую, третью очередь, занимает очень мало времени. Расписав работу на неделю и рассмотрев ее в полном объеме, вы сможете на этой основе планировать работу на каждый день, не думая о том, что и как нужно делать. Это будет уже сделано в ходе планирования работ на неделю. Вы получите возможность сконцентрировать свое внимание на самой работе и, решив одну задачу, не раздумывая понапрасну, просто переходить к решению следующей.

Какой бы еженедельник вы ни выбрали, лучше, чтобы, глядя на него, можно было охватить все намеченные на неделю работы. Существует множество вариантов для планирования рабочего времени. Назову хотя бы еженедельники, различные программы для компьютера, карманные электронные органайзеры и т. п. Чем лучше все пункты вашего недельного плана отображаются в вашем еженедельнике, тем менее вероятно, что какие-нибудь важные вещи могут быть забыты. В таблице 4. 1 представлен образец формы плана работ на неделю.

Самый лучший материал по планированию своего времени - ссылка

Таблица 4.1. График работы на неделю (образец)

Добавил: Виктор
Дата: -09-21

По плану все равно не получается. Все какие-то незапланированные дела. То жена, то любовница)))

Добавил: Сергей
Дата: -06-14

Хороший метод все распланировать по графику, хоть на день, хоть на неделю, хоть на месяц - это просто на бумаге составлять список дел. Примерно равные дела обозначать одним баллом. Сложные - два-три балла. Если сделал дело - плюс один балл. Затем все суммируем. Определяем для себя минимум баллов в день, например, 5 или 7. И стараемся добиваться постоянно этой суммы, тогда и работа будет делаться.

Добавил: оксана
Дата: -10-23

нужен график работ по изразцам из керамики на срок не знаю какой. начиная с моделей заканчивая их установкой

Добавил: Вадим
Дата: -03-16

Самый лучший способ распланировать график работы - это иметь всегда с собой ежедневник. Там все по дням недели. Расписал себе график и следуй ему. К этому я привык еще в студенчестве, теперь и на работе так же.

Добавил: вечер
Дата: -03-23

ай я я яй.я распиз-яй

Добавил: Евгений
Дата: -09-12

Жить по плану намного эффективнее как не крути.

Добавил: Станислав Голкин
Дата: -10-14

Лучше всего планировать рабочий день на листе бумаги, так называемым планировщиком рабочего дня, можно посмотреть http://supersalespeople.ru/time-management-planirovschik.html. а рабочую неделю лучше планировать в электронном виде, например в обычном ексель файле, и обязательно используйте таймер на ПК для ежечасных перерывов между работой.

Добавил: юля
Дата: -11-29

а как сделать такую таблицу в ноутбуке

Добавил: Типовые графики
Дата: -12-27

Источник: http://www.1pixel.ru/view_uprav.php?id=20

Совет 1: Как составить план работы отдела

Опросите руководителей подразделений и составьте на основании данных, полученных от них, аналитический отчет по работе отдела за последние несколько лет. Для достоверной статистики анализируемый период должен составлять не менее трех лет. Проанализируйте динамику работыотдела. используя характерные показатели его работы. выработайте реалистичные цели.

Полученные показатели сравните с теми, что существуют на сегодняшний момент. На основании этих данных сформулируйте цели и задачи отдела на год. Продумайте, насколько реально возможно увеличить производственные показатели, и каким путем этого можно добиться. Если вы планируете их увеличение на пару десятков процентов, то в этом случае можно обойтись только интенсификацией усилий, но если вы запланировали увеличение основных показателей намного, то для их достижения нужно продумать и серьезно преобразовать весь производственный процесс, что тоже должно найти отражение в плане.

Распишите выполнение плана по срокам с учетом сезонных факторов. Если работа отдела связана с тем, как будут работать поставщики или со сроками выполнения сторонних договоров, учтите и это. Назначьте ответственных за выполнение каждого пункта плана работыотдела .

Помните, что отсутствие регулярного контроля превращает работу в рутину. Чтобы ваш план стал реальностью, запланируйте проведение регулярных проверок и отчетность, которую будут представлять руководители подразделений. Отчетность обеспечит вам реальное управление отделом.

Ознакомьте руководителей подразделений с планом работыотдела. на его основе они должны составить свои индивидуальные годовые планы. Скорректируйте и доработайте план на основании обратной связи с подчиненными и тех планов, которые предоставят вам руководители подразделений.

Совет 2: Как составить план работ

С утра вам пришлось быстро доделать вчерашнюю работу. Шеф проверил и в последний момент попросил кое-что исправить. Потом были важные переговоры с клиентом, а вторая половина дня вообще прошла в нескончаемых телефонных звонках и беготне, вам даже пришлось задержаться на час. Потратьте утром 10 минут на составление плана работы на день, и успеть все станет легче!

Начните с общего расставления приоритетов. Наверняка у вас есть более и менее срочные проекты. Также ваш опыт, вероятно, может вам подсказать, какие из проектов наиболее трудоемкие и требуют много времени, а какие можно сделать достаточно быстро. Естественно, выделите первые. Они самые значимые.

Работа по любому проекту, как правило, делается по определенному алгоритму и состоит из шагов. Было бы неплохо при появлении каждого нового проекта прописывать такой пошаговый алгоритм, хотя бы примерный.
Допустим:

1. подготовить список документов, которые необходимо запросить у клиента.

2. запросить у клиента документы.

3. проанализировать документы.

4. организовать новую встречу и обсудить проблемы и пути их решения.

5. подготовить заключение.
Естественно, на выполнение каждого из этих шагов может потребоваться не один день. Соответственно, такой шаг нужно разбить на более мелкие единицы. Их и нужно вписывать в дневной план. Вообще ваш план должен быть максимально конкретизирован, без пунктов вроде заняться наконец проектом NN .

Выделите важные и срочные дела. Не всегда то, что важно, является одновременно срочным, и наоборот. Такое выделение поможет точнее определить временные затраты на каждый пункт вашего плана и промежуток, в который вы будете его выполнять (сразу, до обеда, ближе к вечеру и т.д.).

Очевидно, что начинать лучше с выполнения дел, которые одновременно и срочные для вас, и важные. Например, некоторая критическая ситуация, горящий заказ. Потом стоит перейти к просто важным делам - выработке новой концепции, разработке проекта соглашения. Это уже не решение конкретных проблем, а моделирование ситуации, долгосрочное планирование, то есть все то, что принесет весомый результат в будущем. Как правило, на них уходит большая часть времени, и это хорошо!

Что до срочных или несрочных, но не важных дел, то пусть они останутся на потом , хоть это и странно звучит в отношении того, что вроде бы срочно. Если дело срочное, пусть оно будет выполнено как можно скорее, но не в ущерб более важным делам. Как показывает практика, очень много времени уходит на то, что вроде бы требует быстрой реакции (например, переписка), но не имеет большого значения в целом.

Конечно, ситуация вокруг нас постоянно меняется, и мы не всегда в состоянии следовать нашему плану. Однако сам факт ежедневного планирования помогает сформулировать значимые для нас вопросы и расставить приоритеты. Кроме того, наличие плана снижает возможность в суете забыть о каких-либо делах.

Источник: http://www.kakprosto.ru/kak-29025-kak-sostavit-plan-raboty-otdela

Источники: http://elhow.ru/rabota/dokumentacija/sostavlenie-i-oformlenie-dokumentacii/kak-sostavit-plan-raboty, http://www.1pixel.ru/view_uprav.php?id=20, http://www.kakprosto.ru/kak-29025-kak-sostavit-plan-raboty-otdela






Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением



© Все права защищены 2021.